¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu se refiere a dos aspectos importantes:

• Es un reglamento que establece los requisitos legales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF). Este reglamento forma parte de la Ley Antifraude y es conocido como el “Reglamento VeriFactu”. Su finalidad es asegurar que los sistemas de facturación operen de manera transparente y conforme a la ley.
• Además, VeriFactu es un sistema que permite la emisión de facturas verificables, lo que implica que todas las facturas se envían de manera instantánea a la Agencia Tributaria (AEAT), para su validación y control inmediato.

Es importante destacar que, mientras que el Reglamento VeriFactu es de cumplimiento obligatorio para todos los sistemas de facturación y para aquellas empresas y autónomos que deban emitir facturas, el uso del sistema de envío instantáneo de facturas a la AEAT será voluntario.

Conoce el reglamento VeriFactu

El Reglamento VeriFactu, aprobado a finales de 2023 mediante el Real Decreto 1007/2023, forma parte de la Ley Antifraude y tiene como objetivo principal combatir el uso de softwares de doble uso.

Estos programas de facturación permiten a algunas empresas llevar una contabilidad paralela (contabilidad B) para evadir impuestos.

Este reglamento establece una serie de requisitos legales que deben cumplir los softwares de facturación para garantizar la transparencia y trazabilidad de las operaciones:

• Los programas deben generar un registro de facturación cada vez que se expide una factura.
• Deben tener la capacidad de remitir esos registros a la Administración tributaria.
• Los registros deben garantizar su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad y inalterabilidad.
• El software debe adoptar formatos de datos estándar, como Facturae.
• Las facturas deben incluir un código QR para que puedan ser verificadas por la AEAT.
• Los registros generados deben estar encadenados mediante huellas que reflejen su contenido, asegurando así su integridad.
• Se requiere que los registros sean firmados electrónicamente.
• Opcionalmente, los sistemas podrán enviar los registros de forma inmediata a la Administración tributaria, en lo que se conoce como el sistema VeriFactu.

El reglamento no solo afecta a las empresas que fabrican y comercializan estos programas, sino también a los usuarios que los emplean en su actividad.

El incumplimiento de estas disposiciones, tanto por parte de los fabricantes como de los usuarios, podrá resultar en multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales.

Sistema VeriFactu

El sistema de emisión de facturas verificables, conocido como sistema VeriFactu, es una parte opcional del reglamento con el mismo nombre. Este sistema permite el envío automático y directo de todas las facturas a la Agencia Tributaria (AEAT), facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Al ser un sistema voluntario, los contribuyentes pueden elegir entre dos opciones:

1. Utilizar el sistema VeriFactu, lo que implica enviar automáticamente cada registro de facturación a la Administración Tributaria. Esta es la opción más ágil y recomendada por las autoridades fiscales.
2. Registrar las facturas sin enviarlas automáticamente, firmando digitalmente cada registro y manteniéndolos disponibles para la AEAT en caso de que sean requeridos.

Los programas de facturación privados pueden optar voluntariamente por adherirse a este sistema, obteniendo el sello de “sistema de emisión de facturas verificables” o «sistemas VERI*FACTU».

Un sistema informático de facturación (SIF) que cumpla con los requisitos del reglamento y que envíe electrónicamente las facturas a la AEAT se considerará un sistema VeriFactu.

Aunque su adopción es opcional, Hacienda ha señalado que emplear un sistema VeriFactu conlleva ventajas, especialmente en términos de agilidad operativa y cumplimiento fiscal.

¿A quién afecta el Reglamento VeriFactu?

El Reglamento VeriFactu aplica a todas las empresas y autónomos, independientemente de si realizan operaciones con otras empresas (B2B) o con consumidores finales (B2C). En resumen, abarca prácticamente todas las actividades económicas que requieren facturación.

Sin embargo, existen algunas excepciones:

• Aquellos que están acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Los que no tienen la obligación de emitir facturas en sus operaciones.

Además, hay normas específicas que se aplican a las operaciones en Canarias, Ceuta y Melilla, así como a los territorios forales del País Vasco y Navarra.

¿Cuándo entra en vigor?

Las empresas y profesionales que utilizan Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), considerados obligados tributarios, deberán tener sus sistemas adaptados a los requisitos establecidos antes del 1 de julio de 2025.

Por su parte, los productores y comercializadores de SIF tendrán un plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial para ofrecer sus productos actualizados conforme a la normativa.